"Bir bayi sipariş paneli kaç para?" Bu soruya telefonda rakam veren firma, ya çok tecrübelidir ya da sizin anlattığınızdan farklı bir şeyi fiyatlıyordur. Genellikle ikincisidir. Yazılımda fiyat, ürünün adından değil, o ürünü oluşturan işlerin toplam süresinden çıkar. Aynı adı taşıyan iki panelin birinde 3 ekran ve tek kullanıcı rolü, diğerinde 20 ekran, 4 rol ve bir ERP bağlantısı olabilir.
Bu yazıda bir yazılım teklifinin arkasındaki hesabı açıyoruz. Teklif masasının öbür tarafında, yani fiyatı hesaplayan taraf olarak bu hesabı her projede yapıyoruz. Amaç, elinize gelen teklifleri okuyabilmeniz ve birbiriyle karşılaştırabilmeniz.
Kısa cevap: Yazılım yaptırma maliyeti şu formülle oluşur: efor (kişi-gün) × ekibin günlük ücreti + belirsizlik için risk payı + üçüncü taraf giderleri + KDV. Ardından her yıl barındırma ve bakım gideri gelir. Fiyatı en çok büyüten kalemler şunlardır:
- Kullanıcı rolü ve ekran sayısı
- Entegrasyonlar (ERP, ödeme, kargo) ve bu sistemlerin API kalitesi
- Eski sistemden taşınacak veri
- Tasarım derinliği ve platform sayısı (web, iOS, Android)
- Teklifin sabit fiyat mı, zaman-malzeme mi olduğu
Kapsam yazılı hale gelmeden verilen her rakam bir tahmindir, fiyat değildir.
Bir Yazılım Teklifi Hangi Denklemden Çıkar?
Her ciddi teklifin arkasında aynı denklem vardır, firma bunu size göstermese bile. Teklifi okurken denklemin her parçasını ayrı ayrı sorun:
| Parça | Ne demek? | Teklifte nasıl görünmeli? |
|---|---|---|
| Efor | İşin kaç kişi-gün süreceği. Bir kişinin bir iş gününde yaptığı iş 1 kişi-gündür. | Aşama ve modül bazında gün dökümü |
| Günlük ücret | Ekibin bir kişi-gün için aldığı ücret. Kıdeme ve rol karışımına göre değişir. | Tek bir ortalama ya da rol bazında ücret |
| Risk payı | Belirsiz kalan işler için eklenen tampon | Açıkça yazılmış varsayımlar listesi |
| Üçüncü taraf giderleri | Lisanslar, API ücretleri, barındırma | Teklif dışı kalemler olarak ayrı satır |
| KDV | Genel oran %20 | "KDV hariç" ya da "KDV dahil" ibaresi |
Bu tabloda en çok gizlenen parça risk payıdır. Sabit fiyatlı bir teklifte risk payı fiyatın içine gömülüdür ve görünmez. Bu kötü bir şey değildir; firma belirsizliği üstlendiği için bunun karşılığını alır. Ama varsayımlar listesi yoksa, hangi belirsizliğin fiyatlandığını bilemezsiniz.
Günlük ücret konusunda bir uyarı: Freelancer ile ajans arasındaki ücret farkı tek başına bir şey söylemez. Ajansın günlük ücreti tasarım, test ve proje yönetimini de taşır. Freelancer teklifinde bu işler ya yoktur ya da sizin üstlenmeniz beklenir. Bu farkı yazılım ajansı mı, freelancer mı yazımızda ayrıntılı karşılaştırdık.
Efor Nereden Gelir? Örnek Bir Panelin Gün Dökümü
Aşağıdaki döküm, nasıl düşünüldüğünü göstermek için hazırlanmış temsilî bir tahmindir. Digitexa'nın bir projesine ait değildir. Örnek kapsam şöyle: Bayilerin sipariş verdiği, depoların bu siparişleri hazırladığı bir web paneli. Panelde 3 rol (yönetici, bayi, depo), yaklaşık 12 ekran ve stok ile fiyatı çeken bir ERP entegrasyonu var.
| İş kalemi | Tahmini efor (kişi-gün) | Aralığı genişleten soru |
|---|---|---|
| Keşif ve kapsam dokümanı | 5–8 | Süreç sahibi kaç kişi, ne kadar ulaşılabilir? |
| UX/UI tasarım (wireframe, prototip) | 10–15 | Hazır bileşen kütüphanesi mi, markaya özel arayüz mü? |
| Giriş, roller ve yetkiler | 5–8 | Bayi bazında fiyat ve ürün görünürlüğü var mı? |
| 12 ekranın arayüzü ve iş mantığı | 30–45 | Onay akışı, toplu işlem, raporlar var mı? |
| ERP entegrasyonu | 10–25 | ERP'nin belgelenmiş bir API'si var mı, test ortamı var mı? |
| Test (otomatik testler ve kabul testi) | 10–15 | Kabul kriterleri yazılı mı? |
| Canlıya alma, izleme, kullanıcı eğitimi | 3–5 | Eski sistemden veri taşınacak mı? |
| Toplam | 73–121 | Proje yönetimi bu toplamın üstüne ayrıca eklenir |
Tablodan çıkan iki ders var:
1. En geniş aralık, en az bilinen yerdedir. Ekranları aşağı yukarı tahmin edebilirsiniz. Ama ERP entegrasyonu, karşı sistemin API'sini görmeden 10 gün de sürebilir, 25 gün de. Bu yüzden keşif aşamasında ilk olarak entegrasyonların dokümantasyonuna bakarız. Entegrasyonun neden bu kadar değişken olduğunu ERP entegrasyonu yazımızda bağlantı yollarıyla birlikte anlattık.
2. "Görünmeyen" işler toplamın üçte birinden fazladır. Keşif, tasarım, test ve canlıya alma örnekte yaklaşık 28–43 kişi-gün tutuyor. Ucuz tekliflerin ilk kestiği yer de burasıdır. Kesilen işin faturası sonradan nasıl geri döner, yazılım şirketi seçerken 10 kriter rehberinin fiyatlandırma bölümünde tablo halinde var.
Bu ölçekte 2–3 kişilik bir ekip, örnekteki işi tasarım onayları ve kabul testi beklemeleriyle birlikte kabaca 8–12 haftada bitirir. Bu süre, özel yazılım geliştirme sayfamızda "entegrasyonlu orta ölçekli uygulama" için verdiğimiz 8–12 haftalık aralıkla uyumludur.
Aynı İş İçin Neden Birbirinden Çok Farklı Teklifler Gelir?
Kısa cevap: Çünkü her firma farklı bir projeyi fiyatlıyor. Kapsam yazılı değilse, her teklif eksik bilgiyi kendi varsayımlarıyla doldurur. Biri raporların hazır bir tabloyla yapılacağını, diğeri özel grafikler isteneceğini varsayar.
Yazılım tahmininde bunun bir adı var. Steve McConnell'in 1997 tarihli Software Project Survival Guide kitabında belirsizlik konisi (cone of uncertainty) adını verdiği olgu şunu söyler: Projenin fikir aşamasında tahmin aralığı çok geniştir. Kapsam, tasarım ve teknik kararlar netleştikçe bu aralık daralır. Koninin ilk aşamalarına ilişkin kesin çarpanlar akademik olarak tartışmalıdır. Ama yön tartışmasızdır: Bilgi arttıkça tahmin iyileşir.
Bu sorun yalnızca küçük projelere özgü de değil. McKinsey'in Oxford Üniversitesi ile birlikte 5.400'den fazla BT projesini incelediği çalışma, büyük projelerde bile tahminlerin sistematik olarak saptığını gösteriyor:
Bu rakamlar başlangıç bütçesi 15 milyon doları aşan büyük projelere ait. Sizin projeniz çok daha küçük olabilir. Yine de alınacak ders aynı: Fikir aşamasında verilen rakama değil, kapsam yazıldıktan sonra verilen rakama güvenin. Pratikteki karşılığı, iki aşamalı teklif almaktır. Önce kısa ve ücretli bir keşif yaptırılır. Ardından bu keşfin çıktısına göre sabit fiyat istenir. Keşif aşamasının sonunda elinizde ne olması gerektiğini web yazılım projesine başlamadan önce 5 adım yazımızda listeledik.
Fiyatlandırma Modeli Riski Kime Yükler?
Fiyat modeli, belirsizliğin faturasını kimin ödeyeceğini belirler. Bu yüzden aynı iş, farklı modellerde farklı fiyatlanır:
| Model | Belirsizlik riski kimde? | Fiyata etkisi | Ne zaman mantıklı? |
|---|---|---|---|
| Sabit fiyat | Firmada | Risk payı fiyata gömülür; kapsam dışı her talep ek iş olur | Kapsam yazılı ve ekranlar çizilmiş ise |
| Zaman-malzeme | Sizde | Yalnızca harcanan günü ödersiniz; toplam baştan belli değildir | Kapsam keşfederek gelişecekse, sürekli geliştirmede |
| Tavanlı zaman-malzeme | Paylaşılır | Tavana kadar gerçekleşen gün, tavanın üstü firmada | Kapsam büyük ölçüde net ama bazı noktalar açıksa |
| Fazlı: ücretli keşif + sabit fiyat | Önce sizde, sonra firmada | Keşif küçük bir bedeldir, sonraki teklif daha az risk payı içerir | Fikir net, ayrıntılar değilse (çoğu proje) |
Şunu da bilin: Sabit fiyatlı bir teklif, "ek maliyet hiç çıkmaz" demek değildir. Kapsam değiştiğinde fiyat da değişir. Önemli olan, değişikliğin nasıl fiyatlanacağının baştan yazılı olmasıdır. Değişiklik talebi prosedürünün sözleşmede nasıl yer alacağını yazılım geliştirme sözleşmesi yazımızda anlattık.
Fiyatı En Çok Büyüten Kalemler
Gün dökümündeki aralıkları genişleten şeyler, fiyatı da büyütür. Her biri için maliyeti düşürmenin meşru bir yolu var:
| Kalem | Neden büyütür? | Nasıl küçültülür? |
|---|---|---|
| Rol sayısı | Her rol, her ekranda "bu kişi neyi görebilir?" sorusunu yeniden açar | İlk sürümde rolleri birleştirin, ince yetkileri sonraya bırakın |
| Entegrasyon | Karşı sistemin API kalitesi sizin kontrolünüzde değil | Keşifte API dokümantasyonunu ve test ortamını hazır edin |
| Veri taşıma | Eski veri genellikle kirli: çift kayıtlar, boş alanlar | Taşınacak veriyi son 2–3 yılla sınırlayın, temizliği sizin tarafınızda yapın |
| Tasarım derinliği | Markaya özel her bileşen ayrıca tasarlanır, kodlanır ve test edilir | Yönetim ekranlarında hazır bileşen kütüphanesi kullanın |
| Platform sayısı | Web, iOS ve Android ayrı test ve yayın süreçleri demektir | Önce mobil uyumlu web; yerel uygulamayı kullanım verisi gösterince yapın |
| Kalite gereksinimleri | Performans hedefleri, denetim kaydı, KVKK gereksinimleri ek iş çıkarır | Bunları kesmeyin; ama yazılı ve ölçülebilir hale getirin |
Son satır önemli: Kalite gereksinimleri fiyatı büyütür ama kesilecek yer orası değildir. Kesilecek yer kapsamdır. Daha az özelliği iyi yapan bir ilk sürüm, her şeyi yarım yapan bir sürümden hem ucuz hem de daha değerlidir.
Teklifte Görünmeyen Ama Ödeyeceğiniz Kalemler
Geliştirme bedeli, toplam maliyetin yalnızca ilk kalemidir. Aşağıdakiler ya teklifin dışında kalır ya da küçük bir dipnotta geçer:
- KDV: Teklifte aksi yazmıyorsa rakamlar genellikle KDV hariçtir. Genel KDV oranı, 7346 sayılı Cumhurbaşkanı Kararı ile 10 Temmuz 2023'ten beri %20'dir.
- Teknokent istisnası: Teknoloji geliştirme bölgelerindeki firmaların münhasıran o bölgede ürettiği yazılımların teslimi KDV'den istisnadır. Bu yazılımlar arasında iş uygulamaları, internet ve mobil uygulama yazılımları da sayılır (KDV Kanunu geçici madde 20). İstisna, firmanın gelir veya kurumlar vergisi istisnasından yararlandığı süre boyunca geçerlidir. Bu süre 4691 sayılı Kanun'da 31.12.2028'e kadar tanımlıdır. Teklif alırken "faturanız bu istisna kapsamında mı?" diye sormak, %20'lik bir farkı netleştirir.
- Barındırma ve alan adı: Sunucu, veritabanı, yedekleme ve CDN giderleri her ay ya da her yıl ödenir.
- Üçüncü taraf servisler: SMS, e-posta gönderimi, harita, arama gibi servisler ve ödeme altyapısının işlem komisyonu. E-ticarette bu komisyonların 3 yıllık etkisini e-ticaret sitesi kurmanın maliyeti yazımızda hesapladık.
- Bakım: Güvenlik güncellemeleri, kütüphane ve tarayıcı değişiklikleri, hata düzeltmeleri. Bakım bütçesi olmayan bir yazılım iki yıl içinde eskir.
- Değişiklik talepleri: Canlıya çıktıktan sonra gelen her yeni istek. Bu talepler için uygulanacak günlük ücretin teklifte yazılı olması iyi bir işarettir.
Bir Referans Noktası: Yayımladığımız Fiyat Basamakları
Özel yazılım için liste fiyatı yayımlamıyoruz, çünkü yukarıdaki dökümün her satırı projeden projeye değişiyor. Yayımladığımız tek fiyatlar e-ticaret paketlerimiz. Bu paketler, kapsam büyüdükçe fiyatın nasıl büyüdüğünü görmek için iyi bir örnek:
Basamaklar arasındaki farkı yukarıdaki kalemler açıklıyor:
- Starter: Headless e-ticaret altyapısı, 500 ürün kapasitesi ve temel ödeme entegrasyonu içerir. Teslim süresi 6–8 haftadır.
- Professional: Sınırsız ürün, özel UI/UX tasarımı, çoklu dil ve para birimi, kargo entegrasyonları eklenir.
- Enterprise: %100 özel geliştirme, çoklu kiracı (multi-tenant) altyapı, ERP/CRM entegrasyonu ve SLA eklenir.
Basamaklar arasındaki fark, yukarıdaki tablonun satırlarıyla örtüşüyor: tasarım derinliği, platform ve dil kapsamı, entegrasyon sayısı ve destek seviyesi. Starter ile Enterprise arasındaki 5 katlık fark, ürün sayısından çok bu kalemlerden geliyor. Paketlerin ayrıntıları e-ticaret yazılımı sayfamızda.
Teklifleri Yan Yana Koymak İçin Bir Tablo
Gelen teklifleri toplam rakamla değil, aşağıdaki satırlarla karşılaştırın. Bir firmanın dolduramadığı satır, o firmanın o konuyu planlamadığı anlamına gelir:
| Satır | Firma A | Firma B | Firma C |
|---|---|---|---|
| Toplam kişi-gün ve aşama dökümü | |||
| Varsayımlar listesi var mı? | |||
| Fiyat modeli (sabit / zaman-malzeme / fazlı) | |||
| Test ve kabul süreci teklifte mi? | |||
| KDV dahil mi, istisna var mı? | |||
| Yıllık bakım ve barındırma tahmini | |||
| Değişiklik talepleri için günlük ücret | |||
| Kaynak kod ve veri kimde kalıyor? | |||
| Ödeme takvimi neye bağlı? |
Bu tabloyu doldurduktan sonra çoğu zaman en ucuz görünen teklifin aslında daha küçük bir projeyi fiyatladığı ortaya çıkar.
Digitexa'da Fiyat Nasıl Belirleniyor?
Bir yazılım firması olarak Digitexa'da fiyatı kendi sürecimizde şöyle belirliyoruz:
- Keşif: 1–2 haftalık keşif aşamasında kullanıcı rollerini, ana akışları ve entegrasyon listesini yazılı hale getiriyoruz.
- Sabit kapsamlı teklif: Keşfin sonunda sabit kapsamlı teklif veriyoruz. Hangi ekranların, rollerin ve entegrasyonların fiyata dahil olduğu tek tek yazıyor.
- Kod ve veri: Kaynak kod ve veri size ait. Kullanıcı başı lisans ücreti yok.
- Destek: Canlıya alma sonrası 7/24 destek ve SLA sunuyoruz.
- Beğenme garantisi: Tasarımda beğenene kadar sınırsız revizyon yapıyoruz. İlk 30 gün içinde memnun kalmazsanız ödemenizin %100'ünü iade ediyoruz.
Projeniz için bir gün dökümü görmek isterseniz iletişim sayfamızdan kısaca anlatın. İlk görüşmede kaba bir aralık, keşiften sonra sabit bir rakam konuşuruz.
Bu yazıyı nasıl hazırladık? Yazı yapay zeka araçlarının desteğiyle hazırlandı. Gün dökümü temsilî bir örnektir, gerçek bir projeye ait değildir. McKinsey/Oxford rakamları çalışmanın yayımlanmış özetinden, KDV oranı 7346 sayılı Cumhurbaşkanı Kararı'ndan alındı. Teknokent istisnası, Mevzuat Bilgi Sistemi'ndeki KDV Kanunu ve 4691 sayılı Kanun metinleriyle karşılaştırıldı. Digitexa'ya ait fiyat ve süreler kendi hizmet sayfalarımızdan alındı. Vergi konularında kendi mali müşavirinize danışın.
